Automatización de procesos como respuesta ante la Covid

Según un estudio de Deloitte, dos tercios de los directivos en todo el mundo (un 68 %) están utilizando la automatización de procesos para paliar el impacto de la Covid-19 sobre el negocio. El mismo estudio indica que tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA) o captura y procesamiento automático de datos (iOCR) están llamadas a tener un mayor protagonismo en los próximos años. Para realizar este estudio se ha encuestado a 441 ejecutivos de 29 países: 67% de Europa y África, 21% de América y 12% de Asia-Pacífico.

De acuerdo con este informe, un 73 % de las organizaciones a nivel global están usando actualmente tecnologías de automatización de procesos, cuando hace un año el porcentaje de empresas que utilizaba este tipo de soluciones era de solo un 48 %. Esto es debido a que la Covid-19 ha obligado a las compañías a replantearse y rediseñar la forma en que se llevan a cabo las operaciones de negocio. De hecho, el número de organizaciones que ha implantado soluciones de automatización, como automatización robótica de procesos, aprendizaje automático o reconocimiento de caracteres, se ha triplicado a lo largo de los dos últimos años.

Durante los últimos meses, la automatización de procesos ha sido un salvavidas para los negocios, ya que les ha permitido incrementar rápidamente su capacidad de trabajo y crear nuevas formas, más eficientes, de llevar a cabo las tareas. Así, se ha conseguido aumentar la productividad y la precisión. Al mismo tiempo, este tipo de soluciones ha propiciado también la mejora de la experiencia tanto de clientes como de empleados.

En los próximos meses se prevé que la inversión en tecnologías de automatización continuará aumentando, ya que, según este estudio, el 93 % de los líderes de negocio espera estar usando tecnología RPA en 2023.

Impactos en la fuerza de trabajo

Respecto al impacto de la automatización en los trabajadores, el estudio indica que uno de cada 10 empleados ya ha tenido que formarse en estas nuevas tecnologías, mientras que uno de cada cuatro trabajadores (23%) ha visto cómo se han producido cambios en su puesto. Si miramos hacia el futuro, los directivos esperan invertir en formación para aproximadamente el 34% de su fuerza de trabajo, debido a cambios en sus puestos.

En este sentido, hay que tener en cuenta que el éxito de un proyecto de automatización no proviene solo de las nuevas tecnologías, sino que las personas también son una parte fundamental. Si entendemos esto, veremos cómo la automatización de procesos traerá dos beneficios a las organizaciones. En primer lugar, los trabajadores tendrán que mejorar sus habilidades para gestionar esas nuevas tecnologías de forma más eficiente. Por otra parte, también ayudará a cambiar la percepción de la automatización por parte de los trabajadores, que dejarán de verla como una rival para verla como una ventaja.

Tecnologías de automatización de procesos

RPA

La automatización robótica de procesos consiste en emplear robots de software para realizar tareas repetitivas de gran volumen que habitualmente realizan los humanos. Por ejemplo, podríamos automatizar el siguiente proceso:

1. Inicio de sesión en el sistema de gestión de pedidos (ERP)
2. Búsqueda de los detalles del pedido
3. Inicio de sesión en la web del proveedor
4. Copiado y pegado de los datos del ERP en la web del proveedor
5. Envío del pedido y copia del número de seguimiento de la web del proveedor al ERP
6. Marcado del pedido como enviado en el ERP

Gracias a la RPA, estas tareas se realizan de manera automática, sin errores y sin interrupciones, aumentando la productividad y la rentabilidad.

iOCR

Una solución de captura y proceso de datos automatizado reconoce, clasifica y transfiere los datos relevantes tanto de documentos estructurados como de documentos no estructurados a procesos y flujos de trabajo. En primer lugar, se introduce el documento en el sistema, sea cual sea su formato (imagen, PDF…). A continuación, la plataforma clasifica automáticamente los diferentes tipos de datos y extrae los datos automáticamente de los campos predefinidos. Estos datos pueden verificarse en cualquier momento y también pueden revisarse los posibles errores a través de la estación de verificación. Por último, la plataforma exporta los datos al proceso o solución determinado.

Gracias a este tipo de soluciones, se ahorra mucho tiempo en tareas repetitivas como la introducción manual de datos en sistemas, reduciendo la posibilidad de errores y permitiendo que los trabajadores puedan dedicarse a tareas más productivas, que aporten más valor a la organización.

iBPMS

Trabajar en digital no siempre es sinónimo de procesos más eficientes. Por ejemplo, trabajar sobre archivos de Excel o de Word compartidos puede resultar muy confuso, sin saber qué cambios ha realizado cada uno ni cuál es la última versión. Además, de esta manera es imposible tener una visión global de las tareas que se están llevando a cabo en la organización. Una solución de automatización de la gestión por procesos puede ayudar a gestionar el cambio de manera estructurada, con un control absoluto de toda la actividad de la organización a través de informes y gráficas, que serán muy útiles a la hora de tomar decisiones.

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